Авансовый отчет: форма и порядок

Не все расходы предприятия можно провести по безналу, хоть это и очень удобно работникам бухгалтерии.

Большинство хозяйственных нужд также удается произвести лишь за наличный расчет: изготовление дубликатов ключей от офисов или кабинетов, покупка чистящих средств для уборки, продуктов для кофе-тайма, отправка почтовой корреспонденции и т.п. Так как это – нужды фирмы, то, конечно, фирма за это и должна платить. В данном случае, от лица организации действует какой-то сотрудник, на которого возлагаются данные обязательства и которому из кассы выдается необходимая сумма денег, но не просто так, за каждый потраченный рубль необходимо будет отчитаться. Обычно сотрудники – подотчетники назначаются руководством посредством издания соответствующего приказа. Лицам, не состоящим в штате фирмы, авансовые средства не могут быть переданы в таком виде.

На какой срок будут выданы авансовые средства для расходования – это решается в индивидуальном порядке. Но каждое подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, порядок по срокам таков – 3 дня (рабочих):

По истечению срока, на который выдавались денежные средства;
По возвращению из командировки, если именно такие расходы были предназначением выданного аванса;
После окончания отпуска либо больничного, если в данный период истек, на который выдавалась подотчетная сумма денег.

Заполняем авансовый отчет

Большинство бухгалтерских документов имеют унифицированную форму, не исключением является и типовая форма авансового отчета – под название АО-1. Конечно, для удобства либо в каких-то иных целях, отдельные организации могут разрабатывать и внедрять какие-то свои авансовые формы, но данный документ уже используется давно и с ним легко работать. Форму АО-1 можно найти на многих электронных ресурсах, в том числе и в сервисе QuickDoc. Скачав данный документ, вы можете приступать к его заполнению – этим занимаются 2 человека: «подотчетник» и бухгалтерский работник.

Лицо, которое расходовало выданные деньги заполняет в бланке такие сведения:

Реквизиты – организации (название) и свои (должность, табельный номер);
Дату отчетности;
Назначение аванса;
Суммы расходов и подтверждающие их документы (их оригиналы должны прилагаться к отчету) с подведением итого.

Работник бухгалтерии со своей стороны вносит такие данные в сданный ему документ:

Расписку, свидетельствующая о принятии бланка для проверки;
Номера корр. счетов с указанием соответствующих сумм расходов;
Данные о расходах-остатках-перерасходах.

Проверенный отчет должен быть утвержден руководством, после этого производятся все взаиморасчеты с сотрудником: либо ему восполняются перерасходованные средства, либо от него принимаются в кассу оставшиеся деньги.

Дата публикации: 06-11-2015 Автор: